TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO, CONTRATO DE ADHESIÓN Y GUÍA OPERATIVA

Objeto, naturaleza y alcance del documento

El presente documento tiene dos objetivos principales y complementarios: (i) establecer las condiciones generales, particulares y vinculantes que regulan el acceso, la activación, el uso, la continuidad, la suspensión y la terminación de la suscripción al Software SAGA® ERP y CRM como servicio (SaaS); y (ii) definir los alcances, responsabilidades, exclusiones, entregables, límites operativos y condiciones de ejecución del servicio profesional de implementación, parametrización, capacitación, soporte y demás servicios complementarios asociados.

Para todos los efectos legales aplicables, este documento constituye un instrumento integral de términos y condiciones, contrato de adhesión comercial, marco de prestación de servicios tecnológicos y guía de referencia operativa para EL CLIENTE. En consecuencia, su contenido regula la relación contractual entre SAGA LATAM® y EL CLIENTE desde la etapa precontractual, durante la vigencia de la suscripción y/o de los servicios profesionales, y también con posterioridad a su terminación en todo aquello que, por su naturaleza, deba subsistir, incluyendo obligaciones de pago, confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos, limitación de responsabilidad y conservación de evidencia contractual.

EL CLIENTE reconoce expresamente que este documento ha sido puesto a su disposición con antelación suficiente a la contratación, mediante la cotización y la factura, donde consta en el pie de página el hipervínculo a los “términos y condiciones”. Asimismo, declara haber tenido una oportunidad razonable para revisarlo, solicitar aclaraciones, recibir demostraciones funcionales, conocer el alcance del servicio y evaluar la conveniencia comercial y técnica de la contratación. En virtud de ello, la aceptación del servicio, el pago de la factura, el acceso a la plataforma, el uso de credenciales, la aprobación de cotizaciones, el uso de los módulos, la solicitud de soporte o la continuidad en el uso del servicio constituirán manifestaciones inequívocas de aceptación expresa de estos términos y condiciones.

 

PARTE I. TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL SOFTWARE SAGA® ERP Y CRM COMO SERVICIO (SaaS)

 

1. Objeto del servicio SaaS

 

SAGA® ERP es una solución de gestión empresarial basada en la web, diseñada especialmente para pequeñas y medianas empresas. La plataforma destaca por su enfoque modular, escalable y accesible, y supera a los sistemas contables tradicionales por su flexibilidad y por la amplitud funcional de sus más de 40 módulos.

 

SAGA® ERP ha sido desarrollado sobre una arquitectura moderna y modular que integra tecnologías ampliamente reconocidas, lo que garantiza innovación continua, seguridad y escalabilidad para acompañar el crecimiento del negocio.

 

Las principales plataformas y componentes tecnológicos son:

 

• Python: toda la lógica de negocio, modelos, workflows y automatizaciones se implementan en este lenguaje.
• ORM propio (Object Relational Mapping): permite la interacción eficiente y segura con la base de datos.
• PostgreSQL: motor de base de datos oficial, robusto y altamente confiable.
• Werkzeug (framework WSGI en Python): utilizado como servidor web para la gestión de solicitudes.
• JavaScript y TypeScript: base del framework moderno para dashboards y componentes interactivos.
• XML/QWeb templates: empleados para la definición de vistas y generación de reportes.
• HTML5 y CSS3 (SCSS): tecnologías que aseguran un diseño responsivo y adaptable a distintos dispositivos.
• Interfaz web SPA (Single Page Application): garantiza una experiencia fluida, compatible con navegadores modernos y optimizada para móviles.
• Reportes y vistas: QWeb para reportes en PDF/HTML y OWL para dashboards dinámicos e interactivos.

 

Gracias a este ecosistema tecnológico, así como a otros componentes de código abierto, SAGA® ERP ofrece una solución flexible, segura y respaldada por una comunidad activa de desarrolladores a nivel mundial, lo que favorece su evolución continua y su adaptación a las necesidades de cada sector.

 

Al suscribirse al Servicio, EL CLIENTE obtiene acceso a la plataforma para gestionar integralmente sus operaciones, incluyendo el registro de información financiera y tributaria, así como la generación de reportes analíticos que fortalecen la toma de decisiones desde cualquier lugar y en cualquier momento.

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2. EL CLIENTE y uso autorizado de la herramienta

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El uso de SAGA® ERP (“el Servicio”) se rige por los presentes Términos y Condiciones, aplicables a personas naturales, personas jurídicas y sociedades en general, que en adelante se denominarán “EL CLIENTE”.

 

Al suscribir este contrato, aceptar una cotización, pagar una factura, activar el servicio, ingresar al sistema o utilizar cualquier funcionalidad de SAGA® ERP, EL CLIENTE acepta expresa, libre, informada e inequívocamente los presentes Términos y Condiciones. Dichos términos podrán ser modificados, actualizados o complementados por SAGA® ERP cuando resulte necesario por razones operativas, técnicas, regulatorias, comerciales o de seguridad, y se considerarán vigentes desde su publicación por canales oficiales o desde la fecha que expresamente se indique en la actualización correspondiente. La aceptación electrónica y la incorporación por remisión de condiciones accesibles por medios digitales tienen validez jurídica en el Ecuador, siempre que su contenido sea conocido y aceptado por las partes.

Adicionalmente, al momento de ingresar, activar o utilizar por primera vez el sistema, SAGA® ERP podrá requerir que el usuario marque una casilla de verificación (check box) de aceptación de los presentes Términos y Condiciones. Dicha acción constituirá una manifestación expresa de consentimiento digital y quedará registrada electrónicamente por el sistema, junto con la dirección IP, la fecha, la hora y demás trazas técnicas razonablemente disponibles al momento de la aceptación. Para todos los efectos legales y probatorios, este registro se considerará evidencia suficiente de que EL CLIENTE, por medio de su usuario, tuvo acceso al documento, lo leyó, lo comprendió y lo aceptó de forma libre, informada e inequívoca.

 

El representante legal que actúe en nombre del CLIENTE será considerado como el administrador del contrato, con plena facultad y autoridad para comprometer a la empresa en las obligaciones establecidas en este instrumento. Se presume que dicho representante posee la capacidad jurídica para celebrar este acuerdo en nombre de la entidad a la que representa.

 

Al afiliarse al servicio, SAGA® ERP entenderá que EL CLIENTE ha leído, comprendido y aceptado íntegramente este acuerdo.

Para fines probatorios y de trazabilidad contractual, SAGA® ERP podrá conservar registros electrónicos, bitácoras de acceso, confirmaciones de aceptación, evidencias de activación, tickets, comunicaciones comerciales y operativas, aprobaciones de cotizaciones, grabaciones de sesiones, comprobantes de pago, registros de soporte y cualquier otro mensaje de datos relacionado con la relación contractual. Tales evidencias podrán ser utilizadas para acreditar la existencia, alcance, modificaciones, aceptación, ejecución y cumplimiento de este acuerdo, de conformidad con la legislación ecuatoriana aplicable a mensajes de datos, contratación electrónica y servicios digitales.

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3. Suscripción, activación del servicio y servicio profesional de implementación

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El acceso al Servicio de SAGA® ERP se habilita únicamente una vez emitida la factura autorizada por el SRI. El ingreso se realiza a través del sitio web oficial de SAGA® ERP, seleccionando la opción Acceso Cliente e ingresando el RUC de la empresa. Al efectuar esta acción, EL CLIENTE manifiesta su aceptación plena de los términos y condiciones establecidos en el presente contrato de adhesión.

 

EL CLIENTE declara y acepta que ha recibido una o varias demostraciones funcionales del sistema, realizadas por consultores especializados, con el fin de conocer previamente su funcionamiento y el alcance de la solución antes de efectuar la compra. Asimismo, declara comprender y aceptar el alcance del plan seleccionado y de los módulos contratados, conforme a la documentación informativa disponible en el sitio web ya indicado y en la cotización correspondiente. Además, la plataforma incluye módulos específicos de la localización ecuatoriana, los cuales se detallan en el comprobante electrónico o factura respectiva, documento que forma parte integral del presente contrato.

 

El acceso al sistema es exclusivo y limitado según las condiciones del plan contratado. Las credenciales asignadas a cada cliente son personales e intransferibles y, por tanto, no deben compartirse con terceros bajo ninguna circunstancia. En caso de detectarse múltiples accesos simultáneos con las mismas credenciales, el sistema podrá cerrar una de las sesiones para preservar la seguridad.

 

SAGA® ERP no será responsable por el uso indebido, negligente, imprudente, doloso, fraudulento o no autorizado de las credenciales de acceso por parte de EL CLIENTE, sus dependientes, contratistas, administradores, asesores o terceros que hayan obtenido acceso por acción u omisión de EL CLIENTE. Toda actividad realizada con credenciales válidas se presumirá efectuada por EL CLIENTE o por una persona autorizada por éste, salvo prueba fehaciente en contrario. En consecuencia, cualquier incidente, alteración, borrado, divulgación, operación, instrucción, carga o extracción de información realizada mediante las credenciales asignadas será de exclusiva responsabilidad de EL CLIENTE.

 

Asimismo, SAGA® ERP no se responsabiliza por errores, inconsistencias o imprecisiones en el ingreso de información personal, empresarial, contable, financiera, regulatoria o de cualquier otra naturaleza cargada directamente por EL CLIENTE en el sistema. Toda la información incorporada es de exclusiva responsabilidad de EL CLIENTE, quien reconoce que el sistema no valida ni certifica la veracidad, integridad o correcta clasificación de los datos ingresados. En consecuencia, cualquier error de digitación, categorización, omisión o uso de información incorrecta podrá alterar los resultados, reportes, procesos o análisis generados por la plataforma, sin que ello implique responsabilidad alguna para SAGA® ERP. EL CLIENTE asume íntegramente los riesgos derivados de la calidad y exactitud de los datos que introduce.

EL CLIENTE declara y garantiza que toda la información, documentación, datos, archivos, claves fiscales, catálogos, saldos, plantillas, registros contables, parámetros, anexos y demás contenidos proporcionados a SAGA® ERP o ingresados en la plataforma son lícitos, veraces, suficientes, exactos, actualizados y obtenidos conforme a derecho. EL CLIENTE asume de forma exclusiva toda responsabilidad derivada de errores de origen, omisiones, duplicidades, inconsistencias documentales, clasificación contable incorrecta, parametrización impropia, ausencia de respaldos o incumplimientos regulatorios asociados a la información suministrada por él o por terceros bajo su control.

 

Arquitectura Modular y Parametrización de SAGA® ERP

 

SAGA® ERP es una plataforma de gestión empresarial basada en buenas prácticas operativas, altamente modular y parametrizable, diseñada para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa mediante reglas automatizadas, configuraciones personalizadas y una estructura escalable. La suscripción al sistema incluye acceso al ecosistema actualmente disponible, conformado por más de 40 módulos organizados en paquetes escalables por segmento.

 

Estructura de Módulos por Tipo de Empresa

 

🧾 Módulos ideales para microempresas

 

• Ventas → Cotizaciones, pedidos, reglas de clientes.
• Compras Estándar → Solicitudes, órdenes de compra, proveedores.
• Cuentas por Pagar y Cobrar → Gestión de clientes y proveedores
• Finanzas y Contabilidad Estándar → Plan de cuentas SuperCias, registros contables automatizados, cuentas transitorias, estados financieros detallados
• Business Intelligence Nativo → Análisis en tiempo real en cada módulo.

·       Conciliaciones Bancarias Automáticas → Importación de movimientos bancarios y conciliación con facturas y pagos en cuestión de segundos.

• Inventarios Estándar → Stock en tiempo real, múltiples almacenes y ubicaciones, movimientos, inventarios físicos.
• Punto de Venta Offline → Apertura y cierre de caja, productos con imágenes, facturación rápida, control de stock en tiempo real. 
• Punto de Venta Restaurantes → Gestión de mesas y áreas, comandas divididas por cliente/producto, envío automático de órdenes a cocina/bar, facturación rápida, stock en tiempo real.
• Programas de Fidelización → Promociones, cupones, tarjetas de regalo y lealtad con configuración de descuentos, emisión de cupones digitales y acumulación de puntos o recompensas.
• Dashboards por Perfil de Usuario →  Con métricas y KPIs, segmentados por rol o área.
• - Herramientas de Productividad y Comunicaciones → Asignación de tareas, seguimiento con usuarios, adjuntar documentos a procesos, mensajería interna, envío de correos corporativos y canales de chat integrados, todo centralizado en el ERP.
• ...y otros módulos operativos esenciales

 

📊 Módulos ideales para empresas pequeñas

 

• Finanzas y Contabilidad Avanzada → Plan contable bajo NIIF, contabilidad analítica con líneas para control de costos, proyectos y centros de beneficio

·       Servicios Recurrentes → Gestión de suscripciones, alquileres y facturación periódica.

• Gestión de Contratos → Contratos con clientes y proveedores, control de fechas de inicio y vencimiento, renovaciones automáticas.
• Tablas de Amortización → Generación automática de cronogramas de pago, cálculo de intereses y capital, control de préstamos y créditos.
• CRM → Leads, oportunidades, cotizaciones, pipeline visual
• Portal de Clientes → Consulta en línea de pedidos y facturas, seguimiento de entregas, descarga de documentos, Mesa de ayuda, proyectos y comunicación directa con el equipo comercial.
• Proyectos → Planificación, tareas, responsables, seguimiento, tableros visuales tipo Kanban, cronogramas, control de tiempos y costos, reportes analíticos, facturación de servicios e integración con ventas.
• Activo Fijo → Registro y control, depreciaciones automáticas, revalorizaciones y bajas, ubicación, transferencia y movimientos, seguimiento físico y trazabilidad, reportes completos.
• WhatsApp & Email → Envío de cotizaciones, facturas y cobros por WhatsApp o correo.
• Y muchos más...

 

🚀 Módulos ideales para PYMES en rápido crecimiento

 

• Importaciones y Liquidación → Órdenes de importación, control de embarques y documentos aduaneros, cálculo automático de costos, liquidación de gastos.
• Compras Avanzadas → Evaluación de cotizaciones, acuerdos marco, control de precios y condiciones, automatización de reabastecimiento (alertas de stock, generación automática de órdenes)
• Inventarios Avanzados → Lotes, caducidades, Mínimos y máximos, GS1, Código de barras, ABC, conteos cíclicos, valoración automática, reabastecimiento, rutas logísticas, trazabilidad completa.
• Manufactura Básica → Órdenes de producción, listas de materiales simples, control de inventario de insumos, seguimiento básico de tiempos y costos.
• Recursos Humanos → Gestión de empleados, contratos, asistencia, vacaciones, evaluaciones y reclutamiento.
• Nómina Ecuador → Cálculo automático de reglas salariales, beneficios y aportes IESS, décimos, retenciones, liquidaciones y reportes legales y pagos de nómina con integrados a contabilidad. 
• Módulos especializados: 

 

• • Módulo CRM y Portal Inmobiliario 
  • Módulo Médico 
  • Módulos Hospitales
  • Módulo Clínico Odontológico
  • Talleres
  • Hoteles
  • Spa y peluquerías
  • Farmacias
• ...y otros verticales sectoriales 

 

🏭 Módulos ideales para PYMES con requerimientos avanzados

 

• Manufactura Avanzada → Planificación MRP, órdenes desde pedido de venta, listas de materiales multinivel vinculadas a compras, control de capacidad de centros de trabajo, mantenimiento preventivo, trazabilidad de lotes y series, control de calidad en proceso, reportes analíticos.
• Calidad → El módulo de Calidad controla puntos críticos en manufactura y en ingresos y salidas de inventario para asegurar productos conformes
• Mantenimiento → Órdenes correctivas, registro de equipos, planificación preventiva/predictiva.
• WMS – Logística → Gestión de múltiples almacenes y ubicaciones, control de entradas y salidas, picking y empaquetado, trazabilidad de lotes y series, reglas de reabastecimiento, integración con compras, ventas y contabilidad.

Gestión de Vehículos → Registro de flota, contratos y costos, alertas de vencimiento, mantenimiento, consumo de combustible y reportes analíticos con trazabilidad completa.

• Gestión de Reparaciones → Órdenes, reemplazo de componentes, integración con inventario y manufactura, costos y reportes analíticos con trazabilidad de garantías.
• Comisiones → Reglas de comisión flexibles, cálculo automático en ventas, facturas y cobros.
•  Sitio Web → Constructor visual drag & drop, plantillas prediseñadas, formularios de contacto, blog/foro, SEO básico e integración con CRM y ventas.
• Chatbot → Widget web integrado, asignación automática de operadores, historial de conversaciones, integración con CRM y respuestas automáticas y multicanal.
• Comercio Electrónico BtoB & C→ Tienda online integrada, catálogo de productos, carrito de compras, pagos básicos, SEO y conexión con ventas, inventario y CRM.
• Email Masivo → Plantillas personalizadas, segmentación de contactos, campañas masivas, tracking de aperturas/clics e integración con CRM y servicios externos.
• Gestión de Eventos → Creación y publicación de eventos, registro de asistentes, gestión de entradas, agenda de actividades e integración con sitio web y eCommerce y facturación
• Gestión de eLearning → Creación de cursos y lecciones, contenidos multimedia, evaluaciones, portal de alumnos, gamificación y reportes de progreso.
• Google Analytics → Integración nativa mediante código de seguimiento, análisis de tráfico, fuentes de visitantes y conversiones, conectado con ventas y CRM.
• Campañas Meta Ads → Captura automática de leads desde Facebook/Instagram Ads, integración con CRM, trazabilidad de campañas y segmentación de oportunidades.
• Otras funciones: 

 

• • Parametrizaciones y Automatizaciones → Listas de precios dinámicas, rutas logísticas, reglas contables, roles y permisos, acciones automáticas, tareas programadas y flujos.
  • Desarrollo Dinámico → Modularidad, campos y vistas personalizadas, automatizaciones, herencia de modelos, APIs externas, extensiones  y escalabilidad a medida.

 

5. Tarifas

 

Los cargos estándar del servicio de SAGA® ERP se determinan en función de los siguientes factores:

 

• Cantidad de usuarios registrados en la plataforma
• Tipo de plan contratado (según funcionalidades habilitadas)
• Número de RUC o empresas gestionadas por EL CLIENTE
• Capacidad de almacenamiento y procesamiento
• Módulos que requieren actuación y mantenimiento anual.
• Condiciones técnicas y comerciales detalladas en el sitio web oficial

 

Los valores específicos asociados a cada contrato serán establecidos por escrito al momento de formalizar el acuerdo comercial, y reflejados en la cotización aprobada por ambas partes y la factura oficial autorizada por el SRI.

 

Variaciones durante la Vigencia del Contrato

 

Durante el período de suscripción, si EL CLIENTE realiza modificaciones significativas a su servicio, tales como:

 

• Incorporación de nuevos usuarios, módulos, sucursales o empresas
• Ampliación de almacenamiento o capacidades técnicas
• Activación de funciones que requieran un plan superior al originalmente contratado
• Actualizaciones y mantenimiento de módulos que requieren.

 

Los servicios adicionales provistos por SAGA® ERP LATAM, tales como página web e‑commerce, chatbot, plataformas de envío de correos masivos y conexión con Meta Ads, requieren mantenimiento técnico y actualizaciones periódicas para garantizar su correcto funcionamiento, seguridad y compatibilidad con terceros. El CLIENTE reconoce y acepta que dichos módulos están sujetos a costos recurrentes de soporte y actualización, los cuales serán facturados conforme a la lista de precios vigente. La falta de contratación o pago del mantenimiento podrá limitar el acceso, la funcionalidad o la continuidad del servicio, sin que ello genere responsabilidad alguna para SAGA® ERP LATAM. Asimismo, cualquier modificación, integración o mejora solicitada por el CLIENTE será considerada como un servicio adicional y se regirá por las condiciones comerciales vigentes al momento de la solicitud.

 

Entonces, EL CLIENTE acepta el pago de una tarifa adicional proporcional, conforme a la lista de precios vigente al momento de la variación. Esta tarifa se aplicará de forma inmediata y será exigible por el resto del período de suscripción pactado, o hasta que se renegocie un nuevo acuerdo comercial.

 

7. Cambios de plan, ampliaciones y reducciones de servicio

EL CLIENTE podrá solicitar cambios de plan, ampliaciones, reducciones de usuarios, activación o desactivación de módulos y ajustes de capacidad, sujeto a validación técnica, operativa y comercial por parte de SAGA® ERP. Las ampliaciones o mejoras de plan podrán aplicarse de forma inmediata o en la fecha que se acuerde por escrito, y generarán el cobro proporcional o completo correspondiente, conforme a la lista de precios vigente. Las reducciones, desactivaciones o cambios a un plan inferior no generarán reembolso por valores ya facturados y surtirán efecto al cierre del período ya pagado, salvo que se pacte expresamente otra fecha. EL CLIENTE reconoce que una reducción de plan puede limitar funcionalidades, accesos, integraciones, capacidad de almacenamiento o disponibilidad de ciertos módulos, sin que ello constituya incumplimiento de SAGA® ERP.

Almacenamiento, Confidencialidad y Respaldo de la Información

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SAGA® ERP opera sobre la infraestructura de Microsoft Azure, una de las plataformas de cómputo en la nube más robustas y seguras del mundo. La información registrada por EL CLIENTE se replica de manera continua en múltiples servidores, minimizando el riesgo de pérdida por fallos técnicos o averías.

 

Almacenamiento

 

Cada plan de SAGA® ERP incluye una capacidad de almacenamiento de 5 GB, destinada exclusivamente a documentos, fotografías e imágenes relacionadas con el uso del servicio.

En caso de que EL CLIENTE exceda dicha capacidad, deberá contratar un paquete adicional de almacenamiento, conforme a las opciones y tarifas vigentes establecidas por SAGA® ERP. La contratación de estos paquetes adicionales será requisito indispensable para garantizar la continuidad del servicio y el acceso a los archivos cargados en la plataforma.

 

EL CLIENTE reconoce y acepta que la administración de la capacidad de almacenamiento es de su exclusiva responsabilidad y que el incumplimiento de esta disposición puede limitar o restringir el acceso a ciertos archivos hasta que se regularice la contratación del espacio adicional.

 

Respaldo de Datos

 

Toda la información almacenada en SAGA® ERP se respalda automáticamente a diario, con un período de retención de 24 horas. Si EL CLIENTE desea recuperar un respaldo —por ejemplo, en caso de no continuar con el servicio— podrá solicitarlo formalmente. Esta recuperación tendrá un costo adicional, que será informado oportunamente por el equipo de SAGA® LATAM.

 

Protección y Confidencialidad

 

SAGA® ERP aplica medidas razonables y actualizadas para resguardar la integridad, confidencialidad y seguridad de los datos alojados en la plataforma. Sin embargo, se reconoce que existen riesgos inherentes al uso de tecnologías digitales. Por ello:

 

• SAGA® ERP no se responsabiliza por pérdida, corrupción o acceso no autorizado a la información debido a causas de fuerza mayor, ataques externos, o cualquier evento fuera del control razonable del proveedor.

• EL CLIENTE es responsable de preservar y proteger sus credenciales de acceso, así como de realizar un uso responsable de la plataforma.

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Garantía de Disponibilidad del Servicio

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SAGA® ERP garantiza el acceso de EL CLIENTE a la plataforma mediante el dominio oficial ya indicado, comprometiéndose a proporcionar una infraestructura segura y altamente disponible durante la vigencia del presente acuerdo.

 

Para ello, el Servicio cuenta con las siguientes condiciones técnicas:

 

• 📍 Alojamiento geodistribuido en al menos tres regiones: Europa, América y Asia/Pacífico.
• 🏢 Centros de datos de nivel III o equivalentes, con una disponibilidad garantizada de la red del 99.5% mensual.
• 🔐 Cifrado SSL de grado A (HTTPS) para todas las comunicaciones entre EL CLIENTE y la plataforma.
• 🔄 Copias de seguridad automatizadas y verificadas diariamente, duplicadas en múltiples regiones.
• ⚙️ Plan de contingencia ante desastres, probado regularmente para garantizar la continuidad operativa.

 

Circunstancias Técnicas

 

EL CLIENTE reconoce que pueden presentarse situaciones técnicas extraordinarias que generen interrupciones temporales del servicio, como eventos de fuerza mayor, mantenimiento emergente o incidencias en la red global. En caso de que dichas circunstancias impidan el acceso a la plataforma y no se cumpla el tiempo de disponibilidad del 99.5% mensual, SAGA® ERP aplicará un crédito compensatorio proporcional en la cuenta de EL CLIENTE. Este crédito podrá utilizarse como tiempo adicional de servicio, sin costo extra, durante el período contratado.

9. Mantenimiento programado y ventanas de servicio

SAGA® ERP podrá realizar mantenimientos programados, actualizaciones preventivas, mejoras de seguridad, tareas de optimización, migraciones de infraestructura o ajustes técnicos necesarios para preservar la estabilidad, continuidad y evolución del servicio. Cuando sea razonablemente posible, estos trabajos serán comunicados con antelación por canales oficiales y se procurará ejecutarlos en horarios de menor impacto operativo. EL CLIENTE reconoce que durante dichas ventanas pueden presentarse interrupciones temporales, degradaciones parciales del rendimiento o restricciones sobre ciertas funcionalidades, sin que ello constituya incumplimiento contractual ni genere, por sí mismo, derecho a reembolso, indemnización o crédito, siempre que tales actividades respondan a necesidades técnicas razonables y se ejecuten de buena fe.

 

10. Propiedad intelectual de venta y suscripción

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La contratación de cualquier versión o plan de suscripción de SAGA® ERP otorga al CLIENTE únicamente el derecho de uso temporal de la plataforma, conforme a los términos establecidos en este acuerdo. En ningún caso se transfiere la propiedad intelectual del software, sus módulos ni sus personalizaciones.

 

Toda la infraestructura operativa, código fuente, base de datos y componentes técnicos de SAGA® ERP son propiedad exclusiva de SAGA LATAM® y se encuentran protegidos por la normativa vigente en materia de derechos de autor y propiedad intelectual.

 

11. Licencia de uso

 

EL CLIENTE podrá optar por la suscripción web o la compra de una licencia de uso de SAGA® ERP, conforme a lo estipulado en un acuerdo comercial específico entre ambas partes.

 

12. Suscripción web

 

La suscripción otorga a EL CLIENTE el derecho de acceso temporal al software a través de internet, mediante el portal oficial www.sagaerp.com, utilizando credenciales privadas de usuario y contraseña.

 

Este modelo de acceso:

 

• Depende de una conexión activa a internet por parte de EL CLIENTE.
• Permite la utilización de la plataforma desde cualquier ubicación geográfica compatible con el servicio.
• Está sujeta a los términos de disponibilidad, soporte y actualización descritos en el acuerdo de suscripción vigente.

 

13. Compra de licencia

 

La compra de una licencia de uso otorga a EL CLIENTE el derecho a instalar SAGA® ERP en su propia infraestructura local, bajo las siguientes condiciones:

 

• No incluye el acceso ni entrega del código fuente ni de las bases de datos propietarias.
• Requiere que EL CLIENTE disponga de su propia infraestructura tecnológica para realizar la instalación, implementación y mantenimiento del software.
• Está sujeta al pago anual de una tarifa correspondiente a actualizaciones, soporte técnico y servicios complementarios, según lo definido en el acuerdo comercial.

SAGA® ERP se reserva el derecho de modificar los términos de licenciamiento y condiciones técnicas conforme a la evolución del producto, garantizando transparencia y aviso previo a EL CLIENTE.

14. Integraciones con terceros y servicios externos

Determinadas funcionalidades de SAGA® ERP pueden depender de integraciones, conectores, interfaces, APIs, redes, plataformas, catálogos o servicios proporcionados por terceros, incluyendo, sin limitarse a, bancos, pasarelas de pago, proveedores de mensajería, plataformas de correo, servicios en la nube, Meta, WhatsApp, herramientas de analítica, marketplaces, servicios fiscales, operadores de facturación electrónica o sistemas de comercio electrónico. EL CLIENTE reconoce que la disponibilidad, continuidad, compatibilidad, cambios técnicos, restricciones de uso, políticas, costos, credenciales, límites de consumo o decisiones comerciales de dichos terceros escapan al control razonable de SAGA® ERP. En consecuencia, la alteración, suspensión, falla, limitación o descontinuación de una integración de terceros no constituirá por sí misma incumplimiento del proveedor, salvo que exista dolo o incumplimiento propio de SAGA® ERP en la capa de integración expresamente contratada. Los costos asociados a licencias, consumos, suscripciones, validaciones, mantenimiento o uso de servicios de terceros serán asumidos por EL CLIENTE cuando así corresponda según la naturaleza del servicio contratado.

 

Registro de Marca y Propiedad Industrial

 

SAGA® es una marca registrada ante la Dirección Nacional de Propiedad Industrial de Ecuador (SENADI), en virtud de la Resolución No. SENADI_2023_RS_734, emitida con fecha 3 de febrero de 2023, en la cual se otorga el título de registro de marca de servicios correspondiente al trámite SENADI-2022-45678, ingresado el 8 de junio de 2022.

 

Este registro confiere a SAGA LATAM® el derecho exclusivo de uso, explotación comercial y protección jurídica de la denominación SAGA® dentro del territorio ecuatoriano y conforme a las disposiciones nacionales e internacionales en materia de propiedad industrial.

 

El uso no autorizado de la marca, logotipos, elementos gráficos asociados, o cualquier signo distintivo vinculado a SAGA® está prohibido, y podrá ser objeto de acciones legales en defensa de los derechos de propiedad intelectual correspondientes.

 

Proveedor de Servicio de Internet

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SAGA® ERP garantiza que la plataforma estará disponible para EL CLIENTE bajo condiciones normales de operación, desde cualquier ubicación geográfica que cuente con acceso a internet. Para ello, se requiere que:

 

• EL CLIENTE recuerde y gestione correctamente sus credenciales de acceso.
• El proveedor de servicio de internet contratado por EL CLIENTE ofrezca una conexión estable y suficiente para la utilización del software.

SAGA® ERP no asume responsabilidad por fallos de acceso derivados de:

 

• Problemas técnicos o limitaciones del proveedor de internet de EL CLIENTE.
• Tipo de conexión utilizada (pública, restringida, empresarial, entre otros).
• Configuración local del dispositivo o red que impida la comunicación con el sistema.

 

Estas situaciones no constituyen incumplimiento por parte de SAGA® ERP y, por tanto, no generan derecho a compensación, crédito ni reembolso bajo los términos del servicio contratado.

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17. Forma de pago

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El pago del servicio de SAGA® ERP se realiza de forma anticipada, ya sea bajo la modalidad mensual o anual, según el plan seleccionado por EL CLIENTE. Con la aceptación de este acuerdo, EL CLIENTE autoriza la emisión de facturas con cobros recurrentes conforme al ciclo de facturación del plan contratado.

 

Si EL CLIENTE no desea continuar con el servicio, deberá notificarlo previamente (15 dias)  a SAGA® ERP antes de la fecha de próximo cobro, con el fin de evitar la generación automática de una nueva factura. La falta de pago anticipado dentro del plazo establecido podrá implicar la suspensión temporal del acceso a la plataforma hasta que se regularice la situación y cobros anticipados

 

En caso de requerir la extracción de datos, EL CLIENTE deberá realizarla dentro del periodo de servicio activo contratado. SAGA® ERP facilita los medios de pago detallados en su sitio web oficial.

 

Obligaciones Tributarias

 

Cualquier obligación fiscal, tributaria o impositiva derivada del uso del servicio será responsabilidad exclusiva de EL CLIENTE, de acuerdo con la normativa vigente en su jurisdicción.

 

Seguridad de Información Financiera

 

SAGA® ERP reconoce la sensibilidad de los datos financieros provistos por EL CLIENTE, tales como información de tarjetas de crédito o cuentas bancarias. Por lo tanto:

 

• Se compromete a aplicar medidas de protección robustas que eviten el acceso indebido a esta información.
• Presume que los datos de medios de pago utilizados para registrar una cuenta pertenecen legítimamente al titular que los ingresa.
• No se responsabiliza por el uso fraudulento, suplantación de identidad o uso indebido de tarjetas de crédito en el proceso de registro, siendo responsabilidad del CLIENTE garantizar la veracidad y legitimidad de la información proporcionada.

 

20. Declaración de legalidad

 

EL CLIENTE declara, bajo juramento, que sus ingresos y actividades financieras no guardan relación con actos ilícitos, incluyendo pero no limitándose a lavado de activos, narcotráfico, terrorismo o cualquier otro delito. Asimismo, certifica que dichos recursos provienen de fuentes lícitas.

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Sobre la Legalidad de la Información en la cuenta

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SAGA® ERP es una aplicación web disponible desde el momento en que el proveedor emite la factura autorizada por el SRI. La solución ofrece una plataforma en la nube para el alojamiento y gestión de datos, los cuales son administrados directamente por EL CLIENTE, bajo su exclusiva responsabilidad.

 

SAGA® ERP se compromete a aplicar medidas razonables y actualizadas para proteger la seguridad de la información. Sin embargo, no se hace responsable por actos malintencionados de terceros, ni por las consecuencias que dichos actos puedan generar frente a EL CLIENTE o a terceros.

 

La información suministrada por EL CLIENTE será almacenada en servidores administrados por proveedores de infraestructura tecnológica que cumplen con los más altos estándares internacionales de seguridad.

SAGA® ERP no asume responsabilidad sobre:

 

• El tipo de información que EL CLIENTE introduce en su cuenta.
• Los resultados incorrectos derivados de datos mal ingresados, especialmente cuando se contravienen normativas contables, tributarias u otras regulaciones aplicables en la jurisdicción del CLIENTE.

Se presume que EL CLIENTE hará un uso ético, legal y diligente de todas las herramientas disponibles en la plataforma. En tal sentido, cualquier uso indebido —como la inclusión de información falsa, fraudulenta, o destinada a evadir obligaciones fiscales— exonera completamente a SAGA® ERP de responsabilidad.

 

Aunque no está obligada a monitorear el contenido alojado por sus clientes, SAGA® ERP se reserva el derecho de aplicar medidas correctivas en caso de detectar o ser informada sobre el uso de información ilegal, violatoria de normas o que atente contra el buen uso del servicio.

22. Uso aceptable de la plataforma

EL CLIENTE se obliga a utilizar la plataforma de forma lícita, diligente, razonable y conforme a su finalidad empresarial autorizada. En consecuencia, queda prohibido, entre otros supuestos: (i) intentar acceder, alterar, descompilar, desensamblar, copiar, replicar, extraer o explotar componentes técnicos, bases de datos, configuraciones o funcionalidades del sistema fuera de los usos expresamente permitidos; (ii) utilizar robots, scripts, automatizaciones no autorizadas, mecanismos de scraping, cargas masivas no aprobadas o procesos que comprometan la estabilidad, seguridad o desempeño de la plataforma; (iii) introducir virus, malware, código malicioso o cualquier elemento técnicamente perjudicial; (iv) vulnerar controles de seguridad, permisos o restricciones de acceso; (v) utilizar el servicio para fines fraudulentos, ilícitos, abusivos o contrarios a derechos de terceros; y (vi) realizar acciones que afecten de manera desproporcionada la infraestructura, disponibilidad o experiencia de otros usuarios. SAGA® ERP podrá suspender preventivamente accesos, limitar funcionalidades o requerir medidas correctivas inmediatas cuando detecte conductas que pongan en riesgo la operación, seguridad o cumplimiento normativo del servicio.

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23. Obligaciones del cliente

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EL CLIENTE declara que es el responsable de la información que registra y gestiona dentro de la plataforma SAGA® ERP, y comprende que dicha información no se transfiere en ningún momento a propiedad o resposanble de SAGA® ERP.

Una vez activado el servicio, la responsabilidad de uso recae exclusivamente en EL CLIENTE, quien reconoce que:

 

• El acceso a la plataforma está disponible durante la vigencia del plan contratado.
• La falta de uso del servicio no constituye motivo válido para solicitar devolución, reembolso o compensación económica alguna.
• SAGA® ERP no está obligado a reembolsar valores facturados por servicios activos que no hayan sido utilizados total o parcialmente.

 

Esta política garantiza la transparencia operativa y permite a SAGA® ERP mantener condiciones equitativas para todos sus usuarios.

En caso de dar por finalizado el presente acuerdo, EL CLIENTE deberá prever la extracción de su información durante el periodo de vigencia del contrato. La responsabilidad sobre el resguardo, migración o tratamiento posterior de los datos es exclusiva de EL CLIENTE.

SAGA® ERP no está obligada a:

 

• Proveer la información en un formato específico o personalizado.
• Realizar procesos de migración a otras plataformas.
• Desarrollar herramientas de análisis, conversión o digitalización para terceros sistemas.

La plataforma está diseñada para el registro, consulta y procesamiento interno de datos con fines operativos, contables y administrativos, dentro del marco funcional del software contratado.

​

Política de Privacidad

​

SAGA® ERP respeta la privacidad de sus clientes y se compromete a proteger la información que estos registran y gestionan en la plataforma.

Durante el uso del servicio, SAGA® ERP podrá recopilar ciertos datos de EL CLIENTE con fines exclusivamente operativos, como:

 

• 📊 Análisis estadístico del uso de la plataforma (tiempo de sesión, frecuencia de acceso, funcionalidades utilizadas).
• 💡 Mejora de la experiencia de usuario, recordando preferencias de configuración y ajustes personalizados.
• 📣 Optimización de estrategias de comunicación y publicidad, a partir de datos generales como perfil demográfico o comportamiento en el sistema.

En ningún caso SAGA® ERP:

 

• Cede, comercializa o divulga información confidencial o específica de EL CLIENTE a terceros.
• Utiliza la información alojada en la plataforma para fines distintos a los mencionados en esta política.

Toda la información gestionada por EL CLIENTE se conserva bajo estándares estrictos de seguridad y confidencialidad, respaldada por infraestructura de alto nivel provista por Microsoft Azure.

SAGA® ERP reafirma que el tratamiento de datos se realiza con respeto, responsabilidad y conforme a la legislación vigente en materia de protección de datos personales.

​

21.   Confidencialidad.

 

Se entenderá por “Información Confidencial” toda información divulgada por cualquiera de las Partes del presente acuerdo —ya sea de forma oral, escrita, digital o mediante cualquier otro medio— que haya sido expresamente identificada como confidencial o que, por su naturaleza y contexto, deba razonablemente considerarse como tal. Esto incluye, pero no se limita a, información relacionada con:

 

• Actividades comerciales y estratégicas
• Productos, desarrollos tecnológicos y propiedad intelectual
• Secretos industriales y “know-how”
• Personal, clientes, proveedores y condiciones contractuales

Toda esta información deberá tratarse con carácter confidencial, independientemente del medio por el cual se haya compartido.

 

Obligaciones de las Partes

 

La Parte receptora se compromete a:

 

• Utilizar el mismo grado de diligencia que emplea para proteger su propia información confidencial, como mínimo con precaución razonable, para evitar su divulgación no autorizada.
• No revelar, divulgar o utilizar la Información Confidencial para fines distintos a los establecidos en el presente acuerdo.

 

Excepciones y Divulgaciones Legales

 

La Parte receptora podrá divulgar Información Confidencial únicamente cuando:

 

• Sea requerida por una autoridad competente conforme a la legislación vigente.
• Dicha divulgación esté autorizada expresamente y por escrito por la Parte divulgadora.

 

En estos casos, la Parte receptora deberá —si la ley lo permite— notificar previamente a la Parte divulgadora sobre la divulgación requerida, especificando el tipo de información y el alcance de la solicitud.

 

27. Protección de datos personales

 

Para efectos de estos Términos y Condiciones, se entiende por:

 

• Datos Personales: Toda información que permita identificar, directa o indirectamente, a una persona física, conforme a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos – RGPD) y la Directiva 2002/58/CE sobre privacidad y comunicaciones electrónicas.
• Responsable del Tratamiento: La entidad que determina los fines y medios del tratamiento de los datos personales, en este caso, SAGA® ERP en relación con la información operativa del servicio.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por medios automatizados o no, como recopilación, registro, almacenamiento, modificación, consulta, transferencia o supresión.

Estas definiciones también se aplicarán conforme a cualquier norma nacional o internacional que modifique, complemente o sustituya la Legislación de Protección de Datos vigente.

Las partes reconocen que, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, el tratamiento de datos personales debe responder a principios de licitud, lealtad, transparencia, finalidad, minimización, proporcionalidad, seguridad, confidencialidad y responsabilidad proactiva. Asimismo, cuando la relación contractual implique tratamiento de datos personales, las cláusulas correspondientes deberán contener un contenido claro, específico y suficiente, evitando ambigüedad, ausencia de base de legitimación, restricciones indebidas de derechos, omisión de medidas de seguridad o exoneraciones excesivas de responsabilidad incompatibles con la normativa aplicable.

 

Procesamiento de datos personales

 

Las Partes reconocen que la base de datos gestionada por EL CLIENTE puede contener Datos Personales, sobre los cuales EL CLIENTE actúa como responsable del tratamiento conforme a la legislación aplicable en materia de protección de datos.

 

SAGA® ERP actuará como encargado del tratamiento respecto de los datos personales alojados, accedidos o procesados por cuenta de EL CLIENTE, y únicamente tratará dichos datos conforme a las instrucciones documentadas de EL CLIENTE, dentro del alcance del servicio contratado, salvo que exista obligación legal o requerimiento válido de autoridad competente. Si en un caso concreto SAGA® ERP determina finalidades o medios propios respecto de un tratamiento específico, asumirá la calidad jurídica que corresponda conforme a la normativa vigente.

 

Compromisos de SAGA® ERP

 

SAGA® ERP se compromete a:

 

a) 📌 Procesar los datos personales únicamente bajo instrucciones explícitas de EL CLIENTE, y exclusivamente para los fines definidos en este acuerdo, salvo que sea requerido por disposición legal. En tal caso, SAGA® ERP notificará previamente al CLIENTE, siempre que la ley lo permita.

 

b) 🤝 Garantizar que el personal autorizado para procesar los datos personales esté debidamente comprometido con la confidencialidad y cuente con la capacitación adecuada.

 

c) 🔐 Aplicar y mantener medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, uso indebido, pérdida, destrucción, alteración, robo o divulgación.

 

d) 📥 Remitir sin demora al CLIENTE cualquier solicitud relacionada con derechos de protección de datos (acceso, rectificación, supresión, etc.) que haya sido dirigida a SAGA® ERP en relación con la base de datos de EL CLIENTE.

 

e) 🚨 Notificar inmediatamente al CLIENTE en caso de haber confirmado una violación de seguridad, acceso no autorizado, divulgación ilegal o cualquier incidente que afecte los datos personales.

 

f) ⚖️ Informar a EL CLIENTE si, en opinión de SAGA® ERP, alguna instrucción de tratamiento infringe la normativa de protección de datos aplicable.

 

g) 📄 Facilitar toda la documentación razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento normativo, y cooperar en auditorías o inspecciones realizadas por EL CLIENTE o por autoridades competentes.

 

h) 🗑️ Eliminar de forma permanente todas las copias de la base de datos de EL CLIENTE en posesión de SAGA® ERP una vez finalizado el contrato, salvo que exista obligación legal de conservación.

 

30. Información de contacto

 

En relación con los puntos (d) y (f), EL CLIENTE se compromete a mantener actualizada su información de contacto oficial, incluyendo los datos del responsable de protección de datos designado, para garantizar una comunicación fluida y conforme con la legislación vigente.

 

31. Seguridad de la cuenta

​

SAGA® ERP aplica prácticas reconocidas de seguridad informática para proteger las credenciales de acceso de EL CLIENTE, incluyendo la contraseña registrada al momento de crear una cuenta. Se adoptan medidas tecnológicas y organizativas razonables para evitar accesos no autorizados y garantizar la confidencialidad de las credenciales almacenadas.

Sin embargo, SAGA® ERP no puede garantizar la inviolabilidad absoluta de dicha información y, por tanto:

 

• No asume responsabilidad por el uso indebido de contraseñas por parte de EL CLIENTE o por terceras personas que hayan accedido a ellas.
• Recomienda el uso de contraseñas robustas y exclusivas, así como la modificación periódica de las mismas para reforzar la seguridad.
• Presume que todo acceso realizado con credenciales válidas ha sido efectuado directamente por EL CLIENTE, quien es responsable de su gestión.

EL CLIENTE es el principal responsable de custodiar sus credenciales y evitar su divulgación, asumiendo que cualquier acción realizada bajo su cuenta corresponde a su titular o representante autorizado.

31A. Interpretación contractual, orden de prevalencia y no renuncia

En caso de contradicción entre este documento, una cotización, un acta de alcance, una propuesta comercial, una factura, un anexo técnico, una política publicada por SAGA® ERP o una comunicación operativa posterior, prevalecerá el siguiente orden, salvo pacto escrito en contrario: (i) acta o anexo suscrito específicamente para el proyecto; (ii) cotización aprobada; (iii) factura o comprobante autorizado; (iv) presentes Términos y Condiciones; y (v) políticas operativas y de soporte vigentes. La tolerancia, demora o falta de exigencia por parte de SAGA® ERP respecto del cumplimiento de una obligación no constituirá renuncia, novación ni modificación tácita de sus derechos, los cuales podrán ser ejercidos en cualquier momento dentro del marco legal aplicable.

Si alguna disposición de este documento fuese declarada nula, ineficaz o inaplicable por autoridad competente, dicha circunstancia no afectará la validez de las demás cláusulas, las cuales continuarán vigentes en todo aquello que no se vea materialmente afectado. Las partes procurarán sustituir la disposición afectada por otra válida que refleje, en la mayor medida posible, la finalidad económica, técnica y jurídica originalmente perseguida.

​

PARTE II. TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL SERVICIO PROFESIONAL DE IMPLEMENTACIÓN

 

32. Términos y condiciones del servicio profesional de implementación

 

El servicio profesional de implementación constituye una obligación de medios y no de resultado. SAGA® LATAM se obliga a ejecutar las actividades técnicas y funcionales contratadas con diligencia profesional, conforme al alcance aprobado, buenas prácticas del sector, experiencia técnica y documentación validada por las partes; sin embargo, no garantiza resultados absolutos dependientes de factores externos, de la calidad de la información entregada por EL CLIENTE, de decisiones internas del CLIENTE, de terceros, de entidades regulatorias, del nivel de adopción organizacional, ni de cambios posteriores al alcance originalmente pactado.

Los servicios profesionales de implementación y parametrización se prestan de forma independiente y se estructuran según las necesidades específicas de EL CLIENTE, el tipo de empresa y el sector al que pertenece, con base en las funcionalidades nativas del sistema ERP.

 

Por esta razón:

 

• Cada módulo tiene un valor de implementación único, calculado de forma individual según su complejidad técnica, nivel de configuración requerida y alcance funcional.

·       La contratación de implementaciones de módulos adicionales, parametrizaciones avanzadas, desarrollos o capacitaciones se formalizará mediante cotización y factura autorizada por el SRI, separadas de la suscripción al sistema ERP.

• La activación o implementación de un nuevo módulo está sujeta a los tiempos, recursos y condiciones técnicas acordadas previamente en cada etapa de implementación, según la cotización previa.

Esta estructura modular garantiza la flexibilidad, escalabilidad y personalización de la solución, permitiendo que la implementación se adapte progresivamente al crecimiento y transformación operativa de cada cliente.

Los servicios profesionales adicionales — como gestión de proyectos, análisis de necesidades empresariales, importación de datos histórico de facturas, parametrización y ambientes de pruebas para los talleres— tienen tarifas separadas del servicio estándar del sistema contratado:

EL CLIENTE reconoce y acepta que la forma de pago, los anticipos, cuotas, vencimientos y demás plazos comerciales acordados con el área comercial para los servicios de implementación son independientes del nivel de avance técnico, funcional u operativo del proyecto. En consecuencia, las obligaciones de pago pactadas no estarán supeditadas a la culminación de etapas específicas, al porcentaje de avance, a la salida en vivo, a la validación final del sistema ni al uso efectivo del servicio, salvo que exista un acuerdo expreso y por escrito en sentido distinto. La facturación y exigibilidad de los valores correspondientes se regirán por las condiciones comerciales aceptadas por EL CLIENTE, sin que los retrasos, pausas, reprogramaciones o decisiones internas del CLIENTE respecto del proyecto suspendan, difieran o extingan las obligaciones de pago ya asumidas.

Modalidad de implementación espejo para grupo empresarial

Cuando EL CLIENTE requiera implementar el sistema en varias empresas que formen parte de un mismo grupo empresarial, podrá aplicarse una modalidad de implementación espejo, siempre que exista una empresa matriz que sirva como base funcional, operativa y comercial para las demás empresas vinculadas o empresas hijas. Esta modalidad consiste en replicar, de forma ordenada y controlada, la configuración principal, parametrización estándar, estructura de usuarios, reglas de negocio, flujos operativos, módulos contratados y criterios de gestión definidos para la empresa matriz, adaptándolos únicamente en aquello que resulte indispensable para cada empresa hija.

La implementación espejo será aplicable, entre otros casos, cuando las empresas hijas compren, vendan, facturen, reciban servicios, transfieran inventario o mantengan relaciones operativas recurrentes con la empresa matriz, como parte de una estructura estratégica del grupo empresarial. También podrá aplicarse cuando los usuarios sean sustancialmente los mismos en la empresa matriz y en las empresas hijas, o cuando compartan procesos administrativos, comerciales, contables, logísticos, de inventario, ventas, compras, reportes o controles internos similares.

En esta modalidad, el alcance de implementación de las empresas hijas no se considera un proyecto completamente independiente, sino una extensión controlada de la implementación principal, siempre que no existan diferencias sustanciales en procesos, giro de negocio, flujos operativos, reglas contables, usuarios clave, módulos requeridos o necesidades de personalización. En consecuencia, la empresa matriz mantendrá el costo de implementación principal conforme a la cotización aprobada, y las empresas hijas que califiquen bajo esta modalidad podrán acceder a una tarifa de implementación con un cincuenta por ciento (50%) de descuento respecto del valor aplicable a la empresa principal, salvo que la cotización establezca una condición distinta.

Por el contrario, cuando las empresas vinculadas, filiales o hijas tengan usuarios distintos, giros de negocio completamente aislados, procesos comerciales independientes, reglas operativas propias, estructuras contables diferenciadas, módulos diferentes o necesidades particulares que impidan reutilizar de manera razonable la parametrización de la empresa matriz, la implementación deberá tratarse como un alcance normal e independiente para cada empresa. En tal escenario, cada empresa será cotizada y facturada conforme al costo regular correspondiente a su propio alcance, sin aplicación automática del descuento previsto para la modalidad espejo.

 

·       Implementación Fast Track: diseñada para empresas de hasta cinco usuarios que requieren funcionalidades básicas, como compra, almacenamiento y venta. Es una opción ágil y accesible para iniciar rápidamente.

Implementación Avanzada incluye servicios especializados brindados por consultores certificados de SAGA® LATAM. En este proceso, EL CLIENTE contará con la asignación de un Gerente de Proyecto, quien será responsable de coordinar y supervisar todas las fases de la implementación, incluyendo:

 

Reunión de Kickoff

La implementación iniciará con una reunión de arranque (kickoff) en la que:

 

• Se presentan los detalles generales del proyecto.

·       Se designan los líderes y el equipo de implementación por parte de EL CLIENTE y del PROVEEDOR. Para garantizar el éxito del proyecto, EL CLIENTE se compromete a designar al menos una persona de apoyo con experiencia en procesos contables o de TI relacionados con la implementación de sistemas ERP. Esta persona actuará como enlace funcional y técnico, asegurando la correcta adopción, comunicación, validación de procesos y toma de decisiones durante la implementación.

• Se socializan las políticas aplicables a la implementación, incluyendo tiempos, etapas y plazos.
• Se expone y valida el cronograma de implementación.
• Se acuerda la documentación de respaldo (actas, cronogramas) y la grabación de sesiones en video, las cuales quedarán disponibles como material de consulta y soporte para el CLIENTE.

 

Análisis de Necesidades

Actividades:

• Levantamiento de información sobre procesos actuales relacionados con el software.
• Identificación de requerimientos operativos y objetivos estratégicos del CLIENTE.
• Documentación de hallazgos en actas y matrices de requerimientos.
• Validación conjunta de los procesos críticos que serán soportados por el sistema.

 

Configuración de la Solución

Actividades:

• Parametrización y reglas de negocio implementadas según el estándar del sistema.
• Adaptación a la normativa tributaria vigente y a las prácticas del sector correspondiente.
• Validación de configuraciones en ambientes de prueba.

 

Carga de Información.

Actividades:

• Preparación de plantillas estandarizadas para la carga de datos.
• Asistencia técnica al CLIENTE en la depuración y estructuración de la información.
• Validación de consistencia y calidad de los datos cargados.

 

Creación de ambiente de pruebas

Actividades:

·       Crear VM de pruebas en Cloud Computing (recursos mínimos para sandbox).

·       Configurar accesos y puertos (SSH, 8069, 8072).

·       Clonación segura del Sistema de Producción

·       Generar backup de producción (BD + filestore).

·       Restaurar backup en el servidor de pruebas.

·       Ajustes Críticos

·       Desactivar correos y pagos reales para evitar envíos accidentales.

·       Actualizar URL base y revisar parámetros del sistema.

·       Validación del Ambiente

·       Probar acceso, módulos y filestore.

·       Confirmar estabilidad para iniciar capacitaciones.

Capacitación y Talleres.

Actividades:

• Formación dirigida a usuarios finales y administradores del sistema.
• Talleres prácticos sobre el uso correcto de los módulos contratados.

·       Uso de un sistema de pruebas independiente o de una réplica del sistema principal para entrenamiento seguro y para la realización de ajustes necesarios dentro de la parametrización estándar del sistema.

• Entrega de material didáctico y grabaciones de sesiones como soporte permanente.

 

Personalización

Actividades:

Los ajustes del sistema se realizarán conforme al alcance definido en el paquete contratado, utilizando las funcionalidades estándar que el ERP incluye de manera integrada. Cualquier requerimiento adicional será considerado fuera del alcance inicial,

• Validación de ajustes y carga de data final con el CLIENTE antes de su puesta en producción.

 

Durante la implementación del sistema, se reconoce que la solución ERP ha sido diseñada con base en estándares y buenas prácticas operativas. En caso de que EL CLIENTE requiera incorporar procesos muy particulares que no formen parte de dichas prácticas estándar, estos no se considerarán incluidos dentro de la implementación ordinaria.

 

• Dichos requerimientos se clasificarán como desarrollo adicional, parametrización avanzada, nuevos módulos que se requieran para cumplir con algún proceso no contemplado en el inicio del proyecto.
• Todo desarrollo adicional deberá ser previamente analizado para verificar su viabilidad técnica y asegurar que no altere el funcionamiento ni la estabilidad del sistema principal.
• Una vez validada la factibilidad, se procederá a la cotización separada de los ajustes solicitados, con aprobación expresa del CLIENTE antes de su ejecución.
• El alcance, tiempos y costos de estos desarrollos se documentarán en actas y cronogramas específicos, independientes de la implementación estándar.

 

La duración del proceso de implementación y el número de horas requeridas dependen del tipo y la cantidad de módulos seleccionados, y se detallarán en la cotización correspondiente. Como referencia, en proyectos que incluyen módulos estándar de contabilidad, compras, ventas, inventarios, bancos y facturación, el tiempo estimado de implementación es de aproximadamente cuatro (4) semanas o 40 horas para SAGA® ERP, y de hasta ocho (8) semanas para otros ERP, con salida en vivo prevista para el cierre de mes o de quincena. Este plazo podrá variar según el alcance del proyecto y el nivel de colaboración de EL CLIENTE en la entrega de información y validaciones necesarias.

Si, una vez transcurrido el plazo estimado de implementación —esto es, un (1) mes calendario o las cuarenta (40) horas asignadas para proyectos estándar de SAGA® ERP u notro sistema ERP, según corresponda al alcance contratado—, EL CLIENTE decide no realizar la salida en vivo por causas no imputables a SAGA® LATAM, deberá contratar obligatoriamente un servicio adicional de acompañamiento para el mes siguiente, durante el cual continuará operando en ambiente de prueba. Asimismo, para los clientes de SAGA® ERP que requieran mantener un ambiente de prueba destinado a talleres, validaciones, capacitaciones o simulaciones operativas más allá del período inicialmente contemplado, será obligatoria la contratación de un mes adicional de ambiente de prueba o taller, conforme a la lista de precios vigente. Estas dos contrataciones adicionales cubrirá la continuidad del acompañamiento funcional y técnico, la disponibilidad del entorno de prueba y la reprogramación de recursos necesarios hasta que EL CLIENTE autorice formalmente la salida en vivo.

 

Para la salida en vivo (go live) y para la etapa posterior de estabilización operativa, será requisito necesario y obligatorio que EL CLIENTE cuente con un paquete activo de soporte de acompañamiento post salida en vivo. Este servicio tiene por finalidad asegurar una transición ordenada desde el ambiente de prueba hacia la operación real, permitir la atención prioritaria de incidencias funcionales propias de la adopción inicial, ejecutar ajustes finos de parametrización dentro del alcance contratado, reforzar la capacitación práctica de los usuarios, validar la correcta ejecución de procesos críticos y reducir el riesgo de errores operativos durante las primeras semanas de uso productivo. EL CLIENTE reconoce que dicho paquete constituye un componente esencial de la etapa de estabilización del sistema y que su contratación permite contar con seguimiento funcional y técnico cercano, mayor trazabilidad de incidencias, mejor tiempo de reacción ante contingencias de arranque y acompañamiento especializado para consolidar una puesta en marcha más segura, eficiente y controlada.

 

La migración y carga de información al sistema (clientes, proveedores, cuentas por cobrar y por pagar, plan de cuentas, inventarios, productos y servicios, entre otros) será realizada por el equipo de SAGA® LATAM conforme a los archivos entregados por EL CLIENTE.  Dentro de las buenas prácticas de implementación, se establece que únicamente se cargan saldos iniciales en cada módulo, los cuales representan la situación contable y operativa vigente al momento de la puesta en marcha. No se migran históricos de transacciones ni movimientos pasados, ya que el objetivo es iniciar con información depurada y confiable que permita al sistema operar de manera correcta desde el primer día. Esta metodología asegura orden, consistencia y evita errores derivados de datos antiguos o incompletos.

 

EL CLIENTE reconoce y acepta que la veracidad, exactitud y consistencia de los datos entregados son de su exclusiva responsabilidad. El equipo de SAGA® LATAM únicamente podrá validar aspectos técnicos de la información, tales como:

 

• Detección de registros repetidos.
• Identificación de caracteres especiales no permitidos.
• Corrección de espacios en blanco innecesarios.

La carga de información se efectuará en dos únicas ocasiones:

 

Primera carga: destinada a la parametrización inicial, generación de ambientes de prueba y ajustes.

Segunda carga: correspondiente a la salida en vivo del sistema.

 

En caso de que EL CLIENTE requiera cargas adicionales de información, ajustes sobre los datos previamente entregados o nuevas migraciones, dichos servicios serán cotizados por separado bajo la modalidad de paquete de horas de soporte, conforme a la lista de precios vigente.

 

Para la recepción de la información cargada en el sistema, se emitirá un Acta de Validación, mediante la cual EL CLIENTE confirmará que los datos han sido revisados y validados por su equipo, tanto en las plantillas de carga como dentro del Sistema ERP. Con esta confirmación, EL CLIENTE libera a SAGA® LATAM de toda responsabilidad relacionada con errores, inconsistencias, cálculos incorrectos o cualquier afectación derivada de la información proporcionada por el propio cliente.

 

SAGA® LATAM se compromete a facilitar una transición eficiente, ordenada y exitosa, asegurando la continuidad operativa del CLIENTE durante el proceso. No obstante, EL CLIENTE reconoce que la efectividad de la implementación depende también de su colaboración activa, incluyendo la provisión oportuna de información, recursos y personal designado para participar en las actividades de capacitación y validación.

 

Toda revisión, conformidad, validación, aprobación o silencio de EL CLIENTE respecto de entregables, parametrizaciones, cronogramas, cargas, reportes, ambientes de prueba, actas, talleres, grabaciones o salidas en vivo generará presunción de aceptación del hito correspondiente, salvo observación escrita, específica y fundamentada presentada dentro del plazo razonable que las partes hayan definido para cada etapa. En ausencia de observación oportuna, el hito se tendrá por aceptado para todos los efectos contractuales, operativos y de facturación.

 

Atrasos en los Servicios de Implementación

 

En el marco de los Servicios de Implementación contratados, se establece lo siguiente:

 

·       Los eventuales atrasos en la entrega de los hitos definidos en el cronograma de implementación por parte de EL CLIENTE generarán automáticamente la reprogramación proporcional de los plazos del proyecto, sin responsabilidad para SAGA® LATAM. Si dichos retrasos implican costos adicionales, reprocesos o reasignación de recursos, estos serán asumidos por EL CLIENTE como alcance adicional, equivalentes al costo de los recursos o servicios afectados en horas, además de la extensión proporcional de los plazos de implementación.

 

• La medición de retrasos se efectuará considerando el balance entre adelantos y atrasos registrados en la ejecución de los hitos, calculados sobre las horas de servicio efectivamente entregadas en relación con el cronograma acordado. Este balance permitirá determinar el impacto real en los plazos de implementación, incluyendo tanto avances anticipados como demoras en la entrega.

 

• En el caso de EL CLIENTE, los tiempos asignados  tienen una fecha de caducidad previamente establecida. Si dicha fecha expira sin haberse utilizado (45 dias), los servicios asociados deberán ser re-cotizados por SAGA® ERP y contratados nuevamente por EL CLIENTE para continuar con la implementación.
• La terminación anticipada de los servicios contratados, por cualquier causa que se produzca, no implicará la renuncia de los derechos o acciones adquiridos por cada Parte. En consecuencia, EL CLIENTE deberá liquidar y cancelar a SAGA® LATAM el valor total de los servicios efectivamente consumidos durante la vigencia de la contratación, los cuales serán calculados y transformados en horas‑hombre conforme a la lista de precios vigente a la fecha de terminación.

Esta cláusula busca garantizar la trazabilidad de los compromisos asumidos por ambas partes y promover una ejecución eficiente dentro del marco de tiempo acordado para el proyecto.

 

Ambientes de Prueba o Talleres

 

SAGA® LATAM proporcionará ambientes de prueba para el proceso de implementación, los cuales consisten en una copia del sistema principal contratado, previamente configurada con la parametrización base y la carga inicial de datos (inventarios, servicios, cuentas por cobrar y por pagar, plan de cuentas, clientes y proveedores).

 

Este ambiente de prueba tendrá una vigencia máxima de treinta (30) días para clientes de SAGA® ERP y sesenta (60) días para implementaciones de Odoo, sin costo adicional para EL CLIENTE.

 

Transcurrido dicho período, si EL CLIENTE desea continuar utilizando el ambiente de prueba, o requiere eliminación y recreación de una nueva copia de base de prueba, deberá contratar este servicio de manera independiente, conforme a la lista de precios vigente a la fecha de la solicitud. 

 

Servicio de corrección de Bugs

 

El soporte técnico cubrirá exclusivamente errores de código o fallas internas del sistema (‘Errores/Bugs’) que bloqueen el servicio o generen comportamientos inesperados, siempre que no se deban a configuraciones erróneas, personalizaciones externas o registros incorrectos realizados por el CLIENTE.

 

Los Bugs deberán ser reportados por EL CLIENTE a través de la mesa de ayuda oficial en línea: https://www.saga-latam.com/helpdesk_ticket. Las solicitudes se gestionarán dentro de un plazo de 24 horas hábiles a partir de su registro en el sistema de soporte.

Una vez que el Bug haya sido resuelto, EL CLIENTE recibirá una notificación indicando la solución aplicada. El objetivo de este proceso es garantizar la estabilidad, seguridad y correcto funcionamiento de la plataforma SAGA® ERP para todos sus usuarios.

 

36. Servicios de soporte

 

El servicio de soporte técnico orientado a garantizar el uso eficiente y confiable del software y sus módulos adicionales contratados. Las políticas que rigen este servicio durante la vigencia del contrato son las siguientes:

 

El soporte técnico gratuito ofrecido por SAGA®LATAM constituye un beneficio exclusivo para nuestros clientes y contempla lo siguiente:

Orientación funcional: Asistencia en el uso correcto de las funcionalidades nativas del sistema, garantizando que el CLIENTE pueda aprovechar plenamente las capacidades incluidas en el software contratado. 

 

Resolución de errores técnicos (Bugs): Atención y corrección de fallas de código o errores internos del software base y de los módulos contratados, siempre que dichos incidentes correspondan a defectos propios del sistema y no se deriven de configuraciones erróneas, personalizaciones externas o registros incorrectos realizados por el CLIENTE. 

 

Atención prioritaria de incidentes críticos: Soporte en problemas que bloqueen el servicio o generen comportamientos inesperados, comunicados de manera apropiada para su análisis y corrección. 

 

Actualizaciones normativas incluidas: Incorporación de mejoras o ajustes relacionados con la Localización Tributaria Ecuatoriana, siempre que correspondan a cambios legales o regulatorios que afecten directamente al software base. 

 

Quedan excluidos del soporte gratuito los problemas ocasionados por un mal uso del sistema, registros errados, configuraciones incorrectas o ajustes no contemplados en la Localización Ecuatoriana. La atención de estos casos se considerará servicio adicional y se facturará conforme al número de horas efectivamente consumidas en el análisis, detección y posibles correcciones.

 

Las solicitudes deben ingresarse por medio de la Mesa de Ayuda oficial: https://saga-latam.com/helpdesk_ticket.

Canales oficiales y validez del soporte

Para efectos de trazabilidad, priorización, medición de tiempos de respuesta y correcta gestión operativa, únicamente se considerarán solicitudes formales de soporte aquellas ingresadas a través de la mesa de ayuda, portal oficial, correo autorizado o cualquier otro canal que SAGA® LATAM identifique expresamente como oficial. Las comunicaciones realizadas por mensajería informal, llamadas, chats no registrados, grupos, redes sociales o contactos personales del equipo no constituirán por sí mismas tickets válidos, ni activarán automáticamente niveles de servicio, tiempos de respuesta o compromisos de atención. SAGA® LATAM podrá, a su sola discreción, solicitar al CLIENTE que formalice por el canal oficial cualquier requerimiento recibido por vías informales antes de iniciar su procesamiento técnico o administrativo.

 

2. Horarios de Atención

 

El soporte técnico se brinda en horario laboral regular (lunes a viernes, de 9:00 a 17:00, hora Ecuador). Las solicitudes recibidas fuera de este horario se gestionarán al siguiente día hábil.

 

3. Tiempos de Respuesta

 

• Consultas estándar y reportes de Bugs: respuesta inicial dentro de las 24 horas hábiles.
• Incidencias críticas que comprometan la operatividad general del sistema se atienden con prioridad.

 

4. Soporte Extendido (Servicios Adicionales)

 

Las solicitudes que excedan el alcance gratuito —como ajustes personalizados, desarrollo de nuevas funcionalidades, integraciones, reconfiguración avanzada o asistencia operativa estratégica— serán cotizadas por separado. SAGA® ERP valorará cada requerimiento y, de ser necesario, presentará una propuesta formal de servicio complementario. 

Asimismo, se considerarán servicios adicionales todas aquellas incidencias derivadas de acciones del CLIENTE o sus usuarios, incluyendo: mal manejo del sistema, ingreso de información errónea, registros incorrectos, configuraciones inapropiadas o personalizaciones no contempladas en el alcance contratado. La atención de estos casos será facturada conforme al número de horas efectivamente consumidas en el análisis, detección y posibles correcciones.

 

5. Uso Responsable del Soporte

 

El CLIENTE se compromete a:

• Proporcionar información clara y completa sobre el incidente o consulta.
• No abusar del canal de soporte con solicitudes duplicadas o no relacionadas con el servicio.
• Resguardar sus credenciales para evitar accesos no autorizados que puedan generar falsos positivos en soporte.
• El CLIENTE reconoce y acepta que es su obligación revisar las Políticas de Soporte Técnico disponibles en el sitio oficial del proveedor y acceso al sistema: https://saga-latam.com/politicas-de-soporte.

 

 

• • Al momento de generar un ticket de mesa de ayuda, el CLIENTE acepta de manera expresa las condiciones detalladas en dichas políticas.
  • Las políticas regulan el alcance del servicio de soporte, tiempos de respuesta, niveles de atención y responsabilidades de ambas partes.
  • La aceptación de estas condiciones constituye un requisito indispensable para la atención de cualquier solicitud de soporte.
  • El CLIENTE se compromete a consultar periódicamente las políticas publicadas, dado que pueden ser actualizadas por el PROVEEDOR para reflejar mejoras en la gestión del servicio.
  • Toda atención de soporte se entenderá regida por la versión vigente de las políticas al momento de la generación del ticket.

 

 

6. Evaluación de Solicitudes

 

Cuando el alcance de una solicitud no sea evidente, SAGA® LATAM se reserva el derecho de determinar si puede ser atendida dentro del soporte gratuito o si requiere la contratación de servicios adicionales. En estos casos, se aplicarán las políticas de soporte técnico vigentes.

 

Interrupción y Terminación del Servicio

​

Terminación del Servicio.

 

SAGA LATAM® ERP se reserva el derecho de suspender o dar por terminado, de manera temporal o definitiva, el servicio de software y/o de implementación en los siguientes casos:

• Incumplimiento en los pagos por parte del CLIENTE.
• Decisión unilateral de no renovar el contrato de servicio.

 

Causales de Terminación Unilateral.

 

SAGA LATAM® ERP podrá dar por terminada la cuenta de un CLIENTE de forma inmediata y unilateral si:

• El CLIENTE utiliza los servicios para fines ilícitos o contrarios a la ley, incluyendo la vulneración de derechos de propiedad intelectual de terceros, de SAGA LATAM® ERP o de otros CLIENTES.
• El CLIENTE emplea su cuenta para transmitir programas maliciosos (virus, malware, spyware, troyanos u otros similares) que afecten el funcionamiento de la plataforma o perjudiquen a terceros.
• El contenido publicado o cargado por el CLIENTE (texto, imágenes, material audiovisual) resulte inapropiado, ofensivo, difamatorio, infrinja derechos de imagen, privacidad, habeas data o cualquier disposición legal vigente.

 

Terminación Anticipada del Servicio de Implementación.

 

La terminación anticipada del servicio profesional de implementación, cualquiera sea la causa, no implicará renuncia ni extinción de los derechos y obligaciones adquiridos por las Partes hasta la fecha de terminación.

En caso de terminación del contrato:

• El CLIENTE deberá liquidar y cancelar al proveedor el valor total correspondiente a las horas efectivamente consumidas en servicios profesionales, así como las horas de servidor en la nube utilizadas durante el período de contratación, conforme a la lista de precios vigente a la fecha de terminación.
• Esta obligación subsiste independientemente del estado del proyecto, del avance de la implementación o de la causa de terminación, y será exigible para todos los efectos legales pertinentes.

 

Pérdida de Beneficios Comerciales.

 

En caso de terminación del contrato o liquidación:

 

• El CLIENTE perderá automáticamente cualquier descuento, precio especial o promoción previamente otorgada.
• Los valores serán recalculados conforme a la lista de precios vigente a la fecha de terminación, y dichos montos formarán parte de la liquidación final a cargo del CLIENTE.

·       Esta disposición será exigible para todos los efectos legales, sin lugar a reclamos posteriores respecto de beneficios, descuentos o condiciones preferenciales previamente concedidas.

 

Suspensión del Servicio.

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SAGA® ERP se reserva el derecho de suspender temporalmente el acceso a la plataforma, incluyendo los módulos personalizados vinculados al CLIENTE, en los siguientes casos:

 

• Si los intentos de cobro resultan fallidos.
• Si no se ha recibido el pago del servicio en la forma y plazo acordados.

 

La suspensión será notificada al CLIENTE con un aviso anticipado, permitiéndole regularizar la situación antes de que se ejecuten restricciones en el acceso.

Una vez suspendido el servicio, la cuenta no será reactivada hasta que EL CLIENTE haya cancelado la totalidad de las obligaciones pendientes a la fecha de corte. El incumplimiento prolongado en el pago podrá generar cargos adicionales conforme a las políticas vigentes.

38A. Limitación de responsabilidad y exclusión de daños indirectos

En la máxima medida permitida por la ley aplicable, SAGA® LATAM no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, punitivos, consecuenciales o reflejos, incluyendo, sin limitarse a, pérdida de utilidades, pérdida de ingresos, pérdida de oportunidad de negocio, pérdida de clientela, pérdida de reputación, interrupción de actividades, costos de sustitución, sanciones derivadas de información incorrecta proporcionada por EL CLIENTE, decisiones empresariales adoptadas sobre la base de reportes generados con datos erróneos, o reclamaciones de terceros originadas en actos u omisiones imputables a EL CLIENTE.

Salvo dolo o culpa grave debidamente probados y declarados por autoridad competente, la responsabilidad total acumulada de SAGA® LATAM derivada de este documento, del servicio SaaS, de la implementación o de servicios relacionados quedará limitada al monto efectivamente pagado por EL CLIENTE a SAGA® LATAM por el concepto específico que hubiese dado lugar a la reclamación durante los tres (3) meses inmediatos anteriores al hecho generador de la reclamación. Esta limitación constituye una asignación esencial de riesgos entre las partes y ha sido considerada para la determinación del precio del servicio.

 

La mora en el pago faculta a SAGA® LATAM, sin necesidad de declaración judicial previa, a suspender total o parcialmente el acceso, restringir funcionalidades no esenciales, detener servicios profesionales en curso, reprogramar cronogramas, diferir entregables, exigir pago previo para nuevas actividades y compensar valores pendientes con saldos a favor que pudieran existir, todo ello sin que tales medidas constituyan incumplimiento del proveedor. La reactivación del servicio quedará sujeta a la verificación del pago total de capital, impuestos, valores adicionales, gastos operativos y cualquier otro rubro exigible derivado de la mora.

Eliminación de Datos

 

En caso de que la cuenta permanezca en estado de mora por un periodo igual o superior a sesenta (60) días, SAGA® ERP podrá proceder con la inhabilitación definitiva de la cuenta, el cierre operativo del servicio y la eliminación definitiva de la información asociada a la empresa, sin posibilidad de recuperación ordinaria, una vez vencidos los plazos internos de conservación técnica y siempre que no exista obligación legal de preservación. EL CLIENTE reconoce que es su obligación extraer oportunamente su información mientras el servicio se encuentre activo o dentro de los plazos de regularización comunicados. Esta medida se adopta para proteger la seguridad, integridad, disponibilidad y sostenibilidad operativa de los servicios ofrecidos por SAGA LATAM® ERP y no genera derecho a indemnización, compensación ni reclamo alguno, sin perjuicio de las obligaciones de protección de datos y del ciclo de vida de la información aplicables en Ecuador.

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40. Política de cancelación y reembolso

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EL CLIENTE podrá cancelar el servicio de SAGA® ERP en cualquier momento y por cualquier motivo, notificando dicha decisión a través de los canales establecidos. No obstante, el servicio continuará activo hasta la fecha correspondiente al último período facturado, según el plan contratado.

 

SAGA® ERP no emitirá reembolsos, compensaciones ni devoluciones por servicios previamente pagados, independientemente de que hayan sido utilizados o no durante el período correspondiente.

 

Los únicos casos en que se autoriza un reembolso serán aquellos en los que se haya producido un cargo incorrecto a la tarjeta de crédito del CLIENTE por error atribuible directamente a SAGA® ERP. En tal situación, EL CLIENTE deberá presentar el reclamo correspondiente, y una vez verificado, SAGA® ERP procederá con el reembolso aplicable.

 

Esta política garantiza claridad, equidad y protección tanto para EL CLIENTE como para SAGA® ERP, en el marco de una relación contractual transparente.

 

41. Legislación aplicable y jurisdicción

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Este acuerdo se regirá e interpretará de conformidad con las leyes de la República del Ecuador, sin perjuicio de la aplicación complementaria de normas comerciales de Latinoamérica, siempre que sean compatibles con el ordenamiento jurídico ecuatoriano.

 

En caso de que alguna cláusula de este contrato sea declarada nula, inválida o inaplicable por una autoridad competente, dicha disposición será sustituida por otra que, bajo la normativa vigente, se acerque lo más posible a la intención original. El resto del contrato continuará plenamente vigente y ejecutable entre SAGA® ERP y EL CLIENTE.

 

Salvo que se indique expresamente lo contrario, estas Condiciones constituyen el acuerdo integral entre SAGA® ERP y EL CLIENTE con respecto a la prestación de los servicios, y reemplazan cualquier comunicación previa —ya sea electrónica, oral o escrita— que se haya mantenido entre ambas partes.

 

42. Resolución de conflictos y jurisdicción

 

Cualquier controversia o desacuerdo que surja entre SAGA® ERP y EL CLIENTE con motivo de la interpretación, ejecución o cumplimiento del presente acuerdo será atendido de la siguiente forma:

 

1. Resolución Amistosa

Las partes se comprometen a intentar resolver de manera amistosa cualquier conflicto, mediante diálogo directo o mediación voluntaria, antes de recurrir a instancias legales.

 

2. Mediación Previa

De no alcanzarse una solución amistosa, las partes podrán recurrir a un proceso de mediación privada, bajo el auspicio de un centro de arbitraje reconocido en Ecuador, a fin de evitar litigios innecesarios y promover la cooperación.

 

3. Jurisdicción Competente

En caso de no lograrse acuerdo mediante los mecanismos previos, las partes se someterán a la jurisdicción de los tribunales ordinarios de la ciudad de Guayaquil, Ecuador, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

 

43. Condiciones especiales para clientes internacionales (EE. UU. y LATAM)

Cuando EL CLIENTE se encuentre domiciliado, opere o utilice el servicio desde un país distinto de la República del Ecuador, incluyendo Estados Unidos de América o cualquier país de Latinoamérica, la relación comercial se sujetará a las presentes Condiciones Generales y, adicionalmente, a las reglas especiales previstas en esta cláusula. Estas disposiciones buscan facilitar la prestación transfronteriza del servicio, sin alterar la naturaleza del acuerdo ni modificar la titularidad, propiedad intelectual, limitaciones de uso, obligaciones de pago o responsabilidades generales ya establecidas en este documento.

En operaciones internacionales, los valores cotizados, facturados o cobrados podrán expresarse en dólares de los Estados Unidos de América (USD) u otra moneda que se acuerde expresamente por escrito. Salvo pacto distinto, todos los costos bancarios, comisiones por transferencias internacionales, cargos por conversión monetaria, retenciones locales, impuestos indirectos, gravámenes transfronterizos o cargas equivalentes que se generen fuera del Ecuador serán asumidos exclusivamente por EL CLIENTE. Los pagos deberán recibirse por el valor neto íntegro pactado, libre de deducciones no autorizadas por SAGA® LATAM.

EL CLIENTE será el único responsable de verificar y cumplir las obligaciones tributarias, contables, societarias, regulatorias, de importación de servicios, protección al consumidor, facturación electrónica, privacidad o reporte que resulten aplicables en su país de domicilio, operación o residencia fiscal. SAGA® LATAM presta un servicio tecnológico estandarizado y no garantiza que una configuración, localización, reporte, formato tributario o flujo operativo cumpla automáticamente con requisitos específicos de jurisdicciones distintas del Ecuador, salvo que ello haya sido expresamente contratado por escrito como alcance particular.

Para clientes de Latinoamérica, EL CLIENTE reconoce que la disponibilidad de ciertas funciones fiscales, contables o documentales podrá variar según la normativa local y el grado de localización efectivamente contratado. Para clientes de Estados Unidos, EL CLIENTE reconoce, además, que la contratación del servicio no constituye asesoría legal, tributaria, contable, financiera, de compliance ni de ciberseguridad bajo la normativa federal, estatal o local aplicable en dicho país. En ambos casos, EL CLIENTE deberá obtener asesoría profesional independiente cuando la operación del negocio lo requiera.

Cuando el uso del servicio implique transferencias internacionales de datos, acceso remoto desde múltiples jurisdicciones o tratamiento de información alojada en infraestructura fuera del país del CLIENTE, este declara que cuenta con las bases de legitimación, avisos, autorizaciones, contratos internos y medidas organizativas necesarias para permitir dicho tratamiento conforme a la normativa que le resulte aplicable. SAGA® LATAM actuará dentro del alcance técnico del servicio contratado y aplicará medidas razonables de seguridad y confidencialidad, sin asumir obligaciones regulatorias que correspondan exclusivamente al responsable del tratamiento o al operador local de EL CLIENTE.

Sin perjuicio de lo anterior, las partes podrán acordar anexos comerciales, técnicos o de cumplimiento específicos para determinados países, sectores o clientes empresariales, siempre que consten por escrito y hayan sido aprobados por ambas partes. En ausencia de dichos anexos, prevalecerán las disposiciones generales de este documento, interpretadas de buena fe y conforme a la legislación ecuatoriana, sin perjuicio de aquellas normas imperativas extranjeras que resulten aplicables de manera obligatoria a EL CLIENTE en su propia jurisdicción.

44. Cesión del contrato y cambio de control

EL CLIENTE no podrá ceder, transferir, delegar, subcontratar, gravar ni disponer, total o parcialmente, de los derechos u obligaciones derivados de este acuerdo sin la autorización previa, expresa y por escrito de SAGA® LATAM. Cualquier cesión, novación subjetiva o transferencia realizada en contravención de esta disposición será inoponible al proveedor. No obstante, SAGA® LATAM podrá ceder este acuerdo, total o parcialmente, a sociedades vinculadas, matrices, subsidiarias, sucesoras, adquirentes de unidades de negocio o terceros que asuman razonablemente la continuidad del servicio, siempre que ello no implique una desmejora sustancial e injustificada para EL CLIENTE. Asimismo, EL CLIENTE se obliga a notificar oportunamente cualquier fusión, escisión, transformación, cambio de control, cambio de razón social, reorganización societaria, sustitución de representante legal o modificación relevante de su estructura corporativa que pueda afectar la ejecución, titularidad, facturación, acceso o administración del servicio.

45. Cuenta inactiva, abandono del proyecto y reactivación

Cuando EL CLIENTE suspenda injustificadamente su participación, omita entregar información necesaria, no atienda validaciones, no asista a reuniones clave, no responda observaciones, no apruebe hitos dentro de plazos razonables o, en general, abandone materialmente la implementación, el soporte estratégico o cualquier servicio profesional asociado, SAGA® LATAM podrá declarar el proyecto en estado de inactividad o abandono. En tal caso, quedarán suspendidos los cronogramas, asignaciones de recursos, reservas de agenda, compromisos de entrega y condiciones económicas especiales previamente otorgadas. La reactivación del proyecto estará sujeta a disponibilidad operativa, revisión del alcance pendiente, actualización de tarifas, reprogramación integral y, de ser necesario, a la emisión de una nueva cotización. De igual forma, si una cuenta de servicio SaaS permanece inactiva por períodos prolongados o presenta ausencia reiterada de uso, interacción o colaboración relevante, SAGA® LATAM podrá adoptar medidas razonables de depuración operativa, comunicación preventiva y cierre administrativo, sin afectar las obligaciones de pago ya devengadas ni los plazos de conservación y eliminación de datos que resulten aplicables.

46. Comunicaciones electrónicas válidas y domicilio contractual digital

EL CLIENTE acepta que el correo electrónico registrado, las notificaciones emitidas a través de la plataforma, los mensajes enviados por canales oficiales de soporte, los comprobantes electrónicos, las alertas operativas, las confirmaciones digitales y demás comunicaciones cursadas por medios electrónicos constituirán mecanismos válidos y suficientes para notificar avisos, cambios contractuales, renovaciones, suspensiones, requerimientos de pago, observaciones técnicas, aceptación de condiciones, convocatorias, comunicaciones de soporte y demás actuaciones relacionadas con este acuerdo. EL CLIENTE se obliga a mantener actualizados sus datos de contacto, revisar periódicamente sus buzones, filtros, credenciales y canales habilitados, y adoptar las medidas necesarias para asegurar la recepción efectiva de las comunicaciones. La falta de lectura, apertura, descarga o revisión por parte de EL CLIENTE no afectará la validez, eficacia ni oponibilidad de las notificaciones correctamente emitidas por SAGA® LATAM a los canales registrados.

47. Subprocesadores, proveedores de infraestructura y servicios de terceros esenciales

EL CLIENTE reconoce y autoriza a SAGA® LATAM a utilizar subprocesadores, proveedores de infraestructura en la nube, centros de datos, servicios de respaldo, herramientas de monitoreo, plataformas de mensajería, proveedores de correo, servicios de seguridad, operadores de facturación electrónica, integradores tecnológicos y otros terceros especializados que resulten razonablemente necesarios para la prestación, soporte, seguridad, mantenimiento, evolución o continuidad del servicio. SAGA® LATAM seleccionará dichos terceros con criterios razonables de idoneidad técnica, seguridad y continuidad, y podrá reemplazarlos, añadirlos o modificarlos cuando ello responda a necesidades operativas, técnicas, regulatorias, comerciales o de seguridad. La intervención de dichos terceros no implicará por sí misma cesión de la relación principal con EL CLIENTE ni ampliación automática de responsabilidad de SAGA® LATAM más allá de lo expresamente previsto en este documento. Cuando corresponda por la naturaleza del tratamiento de datos, SAGA® LATAM procurará imponer obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad y tratamiento acordes con el servicio prestado.

48. Cambios a estos términos y condiciones

 

SAGA® ERP se reserva el derecho de modificar, actualizar o complementar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento, con el fin de adaptarlos a mejoras del servicio, cambios regulatorios o nuevas funcionalidades incorporadas.

Las actualizaciones serán comunicadas oportunamente a través de los canales oficiales disponibles, tales como:

 

• Publicaciones en el sitio web oficial
• Correos electrónicos dirigidos al CLIENTE
• Notificaciones dentro de la plataforma SAGA® ERP

 

Se recomienda a EL CLIENTE revisar periódicamente este documento para mantenerse informado sobre posibles cambios. La continuación del uso del servicio después de la publicación de modificaciones constituye una aceptación tácita de los nuevos términos.

 

Estos Términos y Condiciones son vigentes a partir del 1 de enero de 2024, y reemplazan cualquier versión anterior publicada.

 

 

Contáctenos

Si tiene alguna pregunta o sugerencia sobre esta Política de Privacidad o sobre los presentes Términos y Condiciones, puede contactarnos a través de los siguientes medios:

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